SIGNITSHvor længe skal regnskabsmateriale opbevares?
5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Det er hovedreglen i bogføringsloven, og den er værd at læse præcist: fristen løber ikke fra bilagets dato, men fra regnskabsårets afslutning.
Et bilag fra januar 2026 i et regnskabsår, der følger kalenderåret, skal altså opbevares til udgangen af 2031 — næsten seks år efter, bilaget blev udstedt. Begrundelsen er praktisk: skattesager, retstvister og straffesager indledes i langt de fleste tilfælde inden for den frist.
Hvad tæller som regnskabsmateriale?
Mere end de fleste tror. Det er ikke kun fakturaer og kontoudtog:
- Registreringer i bogføringen og dokumentation for dem
- Bilag og anden dokumentation for transaktioner
- Beskrivelser af bogføringen, herunder aftaler om elektronisk dataudveksling
- Beskrivelser af systemer til at opbevare og fremfinde materialet
- Aftaler og kontrakter, der dokumenterer grundlaget for transaktionerne
- Opgørelser og eventuelle revisionsprotokollater
Netop det femte punkt er grunden til, at en signeringsplatform har med bogføringsloven at gøre. En underskrevet leverandøraftale, en lejekontrakt eller et konsulentopdrag er dokumentationen for, hvorfor pengene bevæger sig — og den skal kunne findes frem fem år senere.
Hvad kræver den nye bogføringslov digitalt?
Bogføringsloven er blevet moderniseret, og kravene rulles ud i etaper. Hovedpunkterne:
- Digitalt bogføringssystem. Omfattede virksomheder skal bruge et registreret digitalt bogføringssystem.
- Bilag gemmes digitalt med kobling til de tilhørende posteringer.
- Sikkerhedskopi. Der skal opbevares en sikkerhedskopi digitalt — hos udbyderen eller tredjepart — i mindst fem år.
- Maskinlæsbart format. Det skal være muligt at gendanne bogføringsdata i et maskinlæsbart format.
- Sporbare ændringer. Ændringer i registreringer og bilag skal fremgå af systemet.
For personligt ejede virksomheder gælder kravet om digital bogføring fra 1. januar 2026, hvis omsætningen oversteg 300.000 kr i både 2024 og 2025. Det er altså aktuelt nu, ikke en fremtidig deadline.
Hvad betyder det for underskrevne kontrakter?
Her bliver det konkret. Sammenlign de to måder at ende med en underskrevet aftale på:
| Papir eller scannet kopi | MitID-underskrevet PDF | |
|---|---|---|
| Kan gendannes maskinlæsbart | Nej — et scannet billede er ikke maskinlæsbart tekst | Ja |
| Dokumenteret hvem der underskrev | Nej | Ja — verificeret via MitID |
| Dokumenteret hvornår | Kun den dato der er skrevet i hånden | Ja — tidsstempel i revisionssporet |
| Ændringer kan opdages | Nej | Ja — dokumentet er forseglet |
| Kan findes frem om 5 år | Afhænger af ringbindet | Ja — arkiveret og søgbart |
En digitalt underskrevet PDF med indlejret revisionsspor er ikke bare nemmere at håndtere. Den er den eneste af de to, der uden videre lever op til kravet om digital, gendannelig opbevaring.
Fire ting du bør have styr på
- Hent dine dokumenter ned, hvis din platform sletter dem. Nogle udbydere sletter underskrevne dokumenter automatisk efter en periode, medmindre du tilkøber et arkiv. Tjek det — det er din opbevaringspligt, ikke leverandørens.
- Sørg for at aftalerne kan kobles til posteringerne. En kontrakt, der ikke kan findes ud fra en postering, er svær at bruge som dokumentation.
- Husk GDPR-afvejningen. Personoplysninger må ikke gemmes længere end nødvendigt — men opbevaringspligten i bogføringsloven er netop en grund til at gemme i fem år. De to regelsæt strider ikke mod hinanden, men du skal kunne forklare hvorfor du gemmer hvad.
- Test at du faktisk kan hente materialet frem. En sikkerhedskopi, ingen har prøvet at gendanne, er en antagelse, ikke en sikkerhed.
Hos SIGNITS ligger den underskrevne PDF med revisionsspor i arkivet på alle planer, og den kan downloades når som helst.
Denne artikel er generel information og ikke juridisk eller revisionsfaglig rådgivning. Reglerne afhænger af virksomhedens størrelse og type. Se Erhvervsstyrelsens vejledning, eller kontakt din revisor for konkret rådgivning.