SIGNITSHvilke HR-dokumenter kan underskrives digitalt?
Stort set alle. Dansk ret har som udgangspunkt formfrihed, så der er ingen krav om papir på de dokumenter en HR-afdeling arbejder med til daglig:
| Dokument | Anbefalet metode | Hvorfor |
|---|---|---|
| Ansættelseskontrakt | MitID | Højeste beviskraft på det dokument der oftest ender i en tvist |
| Tillæg og vilkårsændringer | MitID | Ændringer i væsentlige vilkår skal kunne dokumenteres |
| Fratrædelsesaftale | MitID | Ofte forligsmæssig — identitet bør være hævet over tvivl |
| Fortrolighedsaftale (NDA) | MitID | Skal kunne håndhæves over for en tidligere medarbejder |
| Politikker og personalehåndbog | E-mail-godkendelse | Kvittering for modtagelse er nok — og det er gratis |
| Kursustilmelding og udstyrskvittering | E-mail-godkendelse | Lav risiko, høj volumen |
| Referencesamtykke | E-mail-godkendelse | Dokumenteret samtykke, ingen grund til MitID-omkostning |
Pointen er at bruge det dyre værktøj, hvor det gør en forskel. E-mail-godkendelse er ubegrænset og gratis på Vækst og Pro, så de mange lavrisiko-dokumenter koster ingenting.
Hvorfor er 7-dages-fristen HR's største tidsrøver?
Efter ansættelsesbevisloven skal 9 af de 15 lovpligtige oplysninger være hos den nye medarbejder senest 7 kalenderdage efter første arbejdsdag. Ikke 7 arbejdsdage — kalenderdage, weekend og helligdage inklusive.
Det er her papirprocessen knækker. Print, underskrift fra en leder der er på ferie, scanning, mail frem og tilbage, og en medarbejder der glemmer at sende retur. Med et signeringsflow sender du kontrakten samme dag, systemet rykker automatisk, og du kan se i dashboardet præcis hvem der mangler. Se hele kravlisten og fristerne her.
Hvad koster det for en typisk HR-afdeling?
Regnestykket for en virksomhed der ansætter 40 medarbejdere om året, med to underskrivere pr. kontrakt (medarbejder og leder):
| Post | Antal | Pris | I alt pr. år |
|---|---|---|---|
| Abonnement Vækst | 12 md | 99 kr/md | 1.188 kr |
| MitID-underskrifter på kontrakter | 80 | 5 kr | 400 kr |
| Tillæg og fratrædelser | 30 | 5 kr | 150 kr |
| Politikker, kvitteringer, samtykker | Ubegrænset | 0 kr | 0 kr |
| Samlet | 1.738 kr |
Vækst-planen rummer 5 brugere, så HR-teamet, lønkontoret og en afdelingsleder kan have hver sin adgang uden ekstra betaling. Skal I være flere end 5, giver Pro plads til 50 brugere.
Hvad med GDPR og persondata i ansættelsesdokumenter?
Ansættelsesdokumenter indeholder næsten altid personoplysninger — CPR-numre, lønoplysninger, nogle gange helbredsoplysninger i forbindelse med sygdom eller skånehensyn. Det stiller tre konkrete krav:
- Databehandleraftale. Bruger I en ekstern signeringsplatform, er leverandøren databehandler, og aftalen skal være på plads. SIGNITS' databehandleraftale ligger frit tilgængelig her.
- Adgangsbegrænsning. Kun de relevante personer bør kunne se dokumenterne. Brug individuelle brugerkonti frem for en fælles postkasse.
- Sletning. Personoplysninger må ikke gemmes længere end nødvendigt. Vær opmærksom på, at dokumentationskrav i anden lovgivning kan kræve, at visse dokumenter opbevares i en periode, selv efter medarbejderen er fratrådt.
SIGNITS kører på dansk hosting med TLS-kryptering og token-beskyttede links, og hvert dokument har et fuldt revisionsspor. Læs mere om sikkerhed og GDPR.
Sådan kommer I i gang på en eftermiddag
- Byg jeres tre mest brugte dokumenter som skabeloner — typisk funktionærkontrakt, timelønskontrakt og NDA. Læg felter ind til navn, stilling, løn og startdato.
- Beslut metoden pr. dokumenttype. Brug tabellen ovenfor som udgangspunkt: MitID på det der kan ende i en tvist, e-mail-godkendelse på resten.
- Giv de rigtige personer adgang. HR-ansvarlig, lønansvarlig og de ledere der skal underskrive.
- Kør den første rigtige ansættelse igennem. De fleste HR-medarbejdere sender deres første kontrakt på under ti minutter.
Denne artikel er generel information og ikke juridisk rådgivning. Kontakt en advokat eller jeres arbejdsgiverforening ved konkrete ansættelsesretlige spørgsmål.